Si tu as lu nos derniers articles sur Zoom, tu sais déjà comment l'installer et comment utiliser ses outils. Pour conclure ce "mini-cours" sur la façon d'avoir des réunions en ligne, il ne reste plus qu'à aborder les bonnes pratiques lors d'une réunion Zoom. Les réunions en ligne ne sont pas les mêmes que celles en présentiel et, surtout si elles sont de travail, il y a certains comportements que tu devrais adopter pour qu'elles se déroulent sans accroc. Il y a plus de distractions et il est facile de perdre le fil. Bien que la scène du chien ou de l'enfant d'un des participants à la conférence entrant dans la pièce puisse être amusante, elle peut être inopportune et interrompre un train de pensée. Lis attentivement les bonnes pratiques lors d'une réunion Zoom :

1 - Préparation

Avant de commencer la réunion, vérifie si tes équipements technologiques ont de la batterie, si ta connexion Internet est stable et si tes périphériques fonctionnent (microphone et caméra). Tu devrais le faire à l'avance pour que tes collègues n'aient pas à attendre que tu résolves ces problèmes pendant la conférence.

2 - Choisir le lieu idéal

Comme mentionné précédemment, avoir des personnes qui entrent et sortent de la pièce où tu es en réunion peut créer des distractions. Trouve une pièce de ta maison où tu peux t'installer pendant la durée de la réunion. Cela doit être un endroit calme, silencieux et bien éclairé.

3 - Microphone sans son

C'est l'une des pratiques les plus importantes en vidéoconférence. Si ce n'est pas ton tour de parler, coupe le son de ton microphone. Personne n'aime entendre ce bruit de fond causé par le son allumé pendant les réunions.

4 - Connecter la caméra

Il n'y a rien de pire que de parler à des carrés noirs avec des noms. Allume la caméra et fais savoir à l'orateur que tu es intéressé à écouter la réunion. Ce simple geste va dynamiser la vidéoconférence et créer plus d'engagement avec le "public".

5 - Fonds virtuel et apparence

Nous savons par expérience qu'il est plus difficile de rester concentré lors d'une réunion en ligne que lors d'une réunion en présentiel. Pour réduire au maximum les distractions, tu devrais mettre un fond virtuel neutre afin que les autres participants ne soient pas distraits par la décoration de ta maison. Enfin, n'oublie pas d'être présentable - même s'il s'agit d'une vidéoconférence, les gens peuvent te voir !

Le zoom est là pour rester - les grandes entreprises adoptent déjà le régime de travail semi-présentiel ou même 100% à distance après la pandémie de Covid19. Ce changement de paradigme nécessite que les gens maîtrisent les technologies afin que le travail soit le plus productif possible. Avec les conseils que nous avons donnés dans les trois derniers articles, tu as tout ce qu'il te faut pour maîtriser les réunions en ligne. Bon travail!