Ferramentas para trabalhar de casa

Quando precisamos trabalhar de casa, muitas vezes deparamo-nos com um problema: estando longe do escritório e da maior parte das ferramentas empresariais que lá temos disponíveis, como trabalhar de forma eficiente? E como manter o contato de forma eficiente e até social com os nossos colegas?

 

Bom, é isso que queremos partilhar hoje!

 

Existem cada vez mais ferramentas disponíveis para trabalho remoto, desde casa ou de qualquer outro lugar!

 

Vamos a elas?

 

Reuniões

Quando se está em ambiente de trabalho remoto, continua a ser necessário manter o trabalho em equipa, tomar decisões, partilhar ideias, fazer brainstormings e até socializar!

 

Existem um conjunto de excelentes ferramentas, muitas delas gratuitas, que podem ser muito úteis. 

Para além do Skype, que todos conhecemos, existem duas ferramentas que são muito interessantes para fazer reuniões à distância e que são gratuitas numa versão simples: Zoom e Whereby.

A Zoom permite de forma gratuita até 100 participantes mas tem a duração das reuniões limitada a 40 minutos. Se queremos mais tempo, temos que começar uma nova reunião ou adquirir a versão paga. Mas será que não é uma óptima forma de manter as reuniões eficientes?

 

A Whereby é também uma ferramenta espetacular. Funciona como se fosse uma sala de reuniões, em que podemos dar à nossa sala o nome que quisermos. Depois é só mandar o link a quem se vai juntar a nós e começar a nossa reunião. Pode inclusivamente fechar-se a porta e quem quiser entrar terá que bater.

 

Ambas as ferramentas permitem áudio, vídeo e partilha do ecrã.

Ainda sobre as reuniões, um dos maiores problemas de quem trabalha em casa é o ruído de fundo. A Krisp.ai é uma ferramenta que usa inteligência artificial para eliminar o ruído de fundo de uma chamada feita no computador ou no telefone. 

 

O mais interessante é que permite eliminar o nosso ruído de fundo mas também o ruído de fundo de quem nos esta a ligar!

 

No caso do computador, Krisp tem uma versão gratuita que permite fazer algum tempo grátis pelo que podes usá-la para aquela reunião em que queres manter o silêncio!

Se pretenderes gravar o teu ecrã com uma apresentação video sem teres que fazer a reunião propriamente dita, então Drift Video é uma magnífica opção!

Chat em Equipa

Para o chat estamos todos muito habituados a usar o Whatsapp e podemos usar uma versão para computador em web.whatsapp.com.

 

Mas temos dois problemas: primeiro com todos os grupos e amigos não paramos de receber mensagens. Se pomos o whatsapp à nossa frente não vai ser fácil trabalhar! Por outro lado, o que acontece se ficarmos sem bateria no telefone? Ou se pura e simplesmente o quisermos desligar para trabalhar melhor? Lá se vai o Whatsapp e a nossa ferramenta de trabalho.

 

Uma excelente alternativa é o Slack. Com esta ferramenta podemos criar uma lista de pessoas com quem trabalhamos e criar grupos fechados e abertos que nos permite comunicar de forma selecionada. Pomos ligar notificações para um determinado grupo ou departamento mas não para um determinado projeto que apenas queremos ir sendo informados.

O Slack é gratuito na sua versão base e tem excelentes funcionalidades.

Trabalhar com Documentos

Para fazer textos, folhas de cálculo e apresentações a maior parte de nós está habituado ao MS Office - Excel, Word e Powerpoint. O problema é que muitas vezes não temos a licença instalada no computador e não conseguimos usá-los.

 

Como alternativa, podemos sempre usar as ferramentas do Google Docs. 

 

A vantagem, para além de serem gratuitos, é que está sempre gravada a última versão e por isso não corremos o risco de perder o nosso trabalho.

 

Além disso podemos trabalhar em colaboração com alguém - uma ou mais pessoas ao mesmo tempo, o que na impossibilidade de querermos trabalhar mais de uma pessoa no mesmo documento sem possibilidade de estarmos na mesma sala, é excelente!

 

Há mais duas ferramentas adicionais que podemos destacar:

O LanguageTool, que é um corretor que para além da ortografia também ajuda na gramática e o DeepL para quem quer fazer alguma tradução e não está perto daquela pessoa no escritório que sempre nos ajuda nestas coisas.

 

Backup e partilha de ficheiros

Para assegurares o backup dos teus ficheiros de trabalho e até a partilha com os teus colegas sugerimos-te duas ferramentas que te permitem evitar os pen drives e os discos externos e que são gratuitas até determinada capacidade.

 

O Dropbox e o Google Drive. Podes criar uma conta no Dropbox gratuita o que te dá acesso a 2 Gb de armazenamento gratuito e uma sincronização realtime com o teu computador.

O Google Drive está disponível para quem tenha conta gmail e é também gratuito e da à partida 15 Gb de espaço de armazenamento permitindo também a sincronização com o computador.

Bloco Notas

Para guardares as notas, temos várias alternativas.

 

O Evernote, que permite tirar notas, copiar páginas de sites e até guardar documentos de qualquer formato pode ser uma solução. 

 

O Evernote é excelente para fazer scan de documentos com o teu telefone ficando automaticamente guardados no teu telefone.

 

Outra solução muito semelhante é o Pocket, particularmente útil para guardar links de sites.

 

Uma solução também bastante simples de usar para quem tem conta de Google e que funciona quase como um PostIT do tamanho que se queira, é o Google Keep. Podes escrever notas de várias cores, de forma muito simples e rápida.

 

Todas estas ferramentas funcionam na nuvem e por isso não perdes as tuas notas no caso de perderes o computador ou o telefone.

 

Gestão do tempo

Gerir o tempo pode ser um dos maiores desafios de quem trabalha em casa ou remotamente.

 

A primeira e mais simples sugestão que temos é o Google Tasks. Funciona como uma lista de tarefas muito simples como sempre associada à agenda da tua conta do Google. 

 

Se quiseres uma ferramenta mais completa que permite gerir trabalho em equipes, o Asana pode ser uma excelente solução, permitindo ter projetos, equipes etc.

 

O Trello funciona no conceito kanban e tem uma enorme flexibilidade. É organizado por colunas onde se colocam post-it virtuais. É excelente para organizar visualmente as nossas ideias e tarefas.

 

O worflowy e o Mindmeister são duas ferramentas que permitem pensar numa lógica de árvore.

 

O worflowy é extremamente simples de usar e funciona por bullet points: é excelente para listar ideias, fazer listas de atividades e até resumo de reuniões. 

 

O Mindmeister é mais visual e permite ir fazendo uma espécie de brainstorming de ideias, mesmo que seja connosco próprios.

 

Finalmente, se queres organizar o teu trabalho e pausas com o método pomodoro (tipicamente 25 minutos de trabalho e 5 minutos de pausa) existem várias ferramentas para isso. 

 

Por exemplo, o Pomodoro focus vai permitir-te definir quanto tempo queres trabalhar e de quanto em quanto tempo queres fazer uma pausa. É óptimo para nos mantermos focados!

 

Bom, esperamos que aproveite! E se precisar de mais ferramentas avise que

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